Privacyverklaring Stichting UpStage Musicalgroep
Laatst bijgewerkt: september 2026
Stichting UpStage Musicalgroep, hierna “UpStage”, vindt het belangrijk om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Stichting UpStage Musicalgroep is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
E-mail voor privacyvragen: secretaris@upstagemusicalgroep.nl
Website: upstagemusicalgroep.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met UpStage kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
- voor- en achternaam;
- adresgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- geboortedatum wanneer dit voor de betreffende activiteit of administratie noodzakelijk is;
- IBAN en betaal- of transactiegegevens;
- gegevens over uw lidmaatschap, Vriend van UpStage of sponsoring;
- gegevens die u invult via het inschrijfformulier, het Vrienden-/sponsorformulier of het algemene contactformulier;
- correspondentie met UpStage;
- foto- en videomateriaal van repetities, activiteiten, evenementen en voorstellingen, voor zover het gebruik daarvan is toegestaan;
- technische website- en cookiegegevens, voor zover onze website deze verwerkt.
UpStage verwerkt niet standaard zelf volledige creditcardgegevens. Wanneer een externe betaaldienstverlener wordt gebruikt, verwerkt die partij de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. De grondslag hangt af van het doel en de situatie.
DOEL
Lidmaatschap en inschrijving
VOORBEELDEN
Inschrijving verwerken, ledenadministratie en communicatie over repetities, producties en activiteiten
GRONDSLAG
Uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst
DOEL
Vrienden en sponsors
VOORBEELDEN
Registratie, communicatie, afspraken en bijdragen
GRONDSLAG
Uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst
DOEL
Algemene vragen
VOORBEELDEN
Een vraag via het contactformulier beantwoorden en zo nodig vervolgcontact opnemen
GRONDSLAG
Gerechtvaardigd belang of uitvoering van een verzoek
DOEL
Betalingen
VOORBEELDEN
Contributie, bijdragen, donaties en andere betalingen verwerken
GRONDSLAG
Uitvoering overeenkomst en/of wettelijke verplichting
DOEL
Nieuwsbrief
VOORBEELDEN
Nieuws over producties, activiteiten en evenementen versturen
GRONDSLAG
Toestemming waar vereist
DOEL
Financiële administratie
VOORBEELDEN
Boekhouding en wettelijke administratie
GRONDSLAG
Wettelijke verplichting
DOEL
Foto en video
VOORBEELDEN
Verslaglegging, historische documentatie en promotie
GRONDSLAG
Toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de situatie
4. Leden, Vrienden van UpStage en sponsors
Wanneer u zich aanmeldt als lid, Vriend van UpStage of sponsor, gebruiken wij uw gegevens om uw aanmelding en relatie met UpStage te beheren, betalingen te registreren en met u te communiceren over zaken die bij die relatie horen.
Voor nieuwe leden kunnen wij contact opnemen over de aanmelding, kennismaking, audities en verdere stappen richting het lidmaatschap.
5. Contactformulier
Wanneer u via onze website een algemene vraag stelt, gebruiken wij de gegevens die u zelf verstrekt om uw vraag te beantwoorden en, wanneer dat nodig is, vervolgcontact over dezelfde vraag te hebben.
6. Nieuwsbrief
UpStage verstuurt ongeveer iedere zes weken een nieuwsbrief met nieuws over producties, activiteiten, evenementen en andere ontwikkelingen binnen UpStage. De nieuwsbrief wordt momenteel via Microsoft Outlook verzonden.
Wanneer voor het versturen van de nieuwsbrief toestemming nodig is, vraagt UpStage die vooraf. U kunt zich op ieder moment afmelden. Na afmelding gebruiken wij uw e-mailadres niet meer om nieuwe nieuwsbrieven te versturen. Een minimale registratie van de afmelding kan worden bewaard om te voorkomen dat u opnieuw onbedoeld wordt toegevoegd.
7. Betalingen
Betalingen aan UpStage vinden onder andere plaats via bankoverschrijving. Daarvoor verwerken wij de gegevens die nodig zijn om een betaling te herkennen en onze financiële administratie te voeren, zoals naam, IBAN en transactiegegevens.
Wanneer UpStage iDEAL-betaallinks aanbiedt, kan daarvoor een externe betaaldienstverlener worden gebruikt. Die betaaldienstverlener verwerkt de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren. Zodra de definitieve betaaldienstverlener is gekozen, kan deze in deze privacyverklaring worden benoemd.
8. Waar bewaren wij persoonsgegevens?
UpStage gebruikt voor e-mail en digitale administratie onder andere Microsoft-diensten, waaronder Outlook en Microsoft 365. Binnen UpStage krijgen alleen personen toegang tot persoonsgegevens wanneer zij die nodig hebben voor hun taken.
UpStage neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongeoorloofde wijziging.
9. Met wie delen wij persoonsgegevens?
UpStage verkoopt persoonsgegevens niet aan derden. Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met dienstverleners die nodig zijn om onze werkzaamheden uit te voeren, bijvoorbeeld:
- Microsoft voor e-mail, cloudopslag en digitale administratie;
- een betaaldienstverlener voor iDEAL- of andere online betalingen;
- de hosting- en websiteprovider van onze WordPress-website;
- andere leveranciers die in opdracht van UpStage persoonsgegevens verwerken.
Wij delen alleen de persoonsgegevens die voor het betreffende doel nodig zijn. Waar dat op grond van de AVG nodig is, maken wij met verwerkers afspraken over de bescherming van persoonsgegevens. Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer UpStage daartoe wettelijk verplicht is.
10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
UpStage kiest per categorie een bewaartermijn die zo lang mogelijk is binnen het doel en de toepasselijke wettelijke regels, maar nooit langer dan noodzakelijk. Wanneer een wettelijke bewaarplicht, een lopend geschil, een juridische vordering of een andere aantoonbare noodzaak langere bewaring vereist, kan de betreffende termijn worden verlengd voor zover dat noodzakelijk is.
CATEGORIE
Actieve leden, Vrienden en sponsors
MAXIMALE STANDAARDTERMIJN
Gedurende de volledige relatie
TOELICHTING
Zolang de relatie loopt, zijn de gegevens nodig voor uitvoering en administratie.
CATEGORIE
Niet-financiële administratie na einde relatie
MAXIMALE STANDAARDTERMIJN
Maximaal 5 jaar na einde van de relatie
TOELICHTING
Voor zover nodig voor verantwoording, afspraken en mogelijke contractuele aanspraken. Niet-noodzakelijke gegevens worden eerder verwijderd.
CATEGORIE
Financiële basisadministratie, facturen en relevante betaalgegevens
MAXIMALE STANDAARDTERMIJN
7 jaar nadat de gegevens hun actuele waarde voor de administratie hebben verloren
TOELICHTING
Deze termijn volgt uit de fiscale bewaarplicht voor basisadministratie. Waar voor specifieke fiscale gegevens wettelijk een langere termijn geldt, wordt die langere wettelijke termijn gevolgd.
CATEGORIE
Algemene contactvragen
MAXIMALE STANDAARDTERMIJN
Maximaal 2 jaar na de laatste inhoudelijke afhandeling
TOELICHTING
Daarna worden de gegevens verwijderd, tenzij het contact leidt tot een lidmaatschap, overeenkomst, geschil of andere relatie waarop een andere termijn van toepassing is.
CATEGORIE
Inschrijving die niet leidt tot lidmaatschap
MAXIMALE STANDAARDTERMIJN
Maximaal 2 jaar na het laatste contact
TOELICHTING
Alleen voor zover bewaring nodig is voor opvolging of verantwoording. Bij toestemming voor later contact kunnen relevante contactgegevens langer worden bewaard totdat die toestemming wordt ingetrokken.
CATEGORIE
Nieuwsbriefgegevens
MAXIMALE STANDAARDTERMIJN
Tot afmelding of intrekking van toestemming
TOELICHTING
Na afmelding kan een minimale blokkade-/afmeldregistratie worden bewaard zolang dat nodig is om te voorkomen dat opnieuw ongevraagd nieuwsbrieven worden verzonden.
CATEGORIE
Bewijs van toestemming en intrekking
MAXIMALE STANDAARDTERMIJN
Maximaal 5 jaar na intrekking of het einde van de verwerking
TOELICHTING
Beperkt tot de gegevens die nodig zijn om te kunnen aantonen hoe en wanneer toestemming is gegeven of ingetrokken.
CATEGORIE
Foto- en videomateriaal
MAXIMALE STANDAARDTERMIJN
Zolang het materiaal een relevant historisch, documentair of promotioneel doel heeft
TOELICHTING
UpStage beoordeelt periodiek of het doel nog bestaat. Bij een geldig bezwaar of intrekking van toestemming wordt het gebruik waar nodig beëindigd, tenzij een andere rechtsgrond verdere bewaring rechtvaardigt.
CATEGORIE
Gegevens rond een geschil of juridische vordering
MAXIMALE STANDAARDTERMIJN
Tot het geschil definitief is afgerond en de relevante verjaringstermijn is verstreken
TOELICHTING
Alleen gegevens die voor het geschil of de vordering noodzakelijk zijn worden langer bewaard.
CATEGORIE
Website- en cookiegegevens
MAXIMALE STANDAARDTERMIJN
Volgens de termijn van de betreffende cookie of technische dienst
TOELICHTING
Deze termijnen worden definitief gemaakt na de technische inventarisatie van de WordPress-website en waar nodig in een cookieverklaring opgenomen.
11. Foto’s en video’s
Tijdens repetities, activiteiten, evenementen en voorstellingen kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. UpStage kan dit materiaal gebruiken voor bijvoorbeeld de website, sociale media, nieuwsbrieven, promotie en het historische archief van UpStage.
Wij houden hierbij rekening met de privacy van de afgebeelde personen en vragen toestemming wanneer dat voor het betreffende gebruik nodig is. Heeft u bezwaar tegen het gebruik van beeldmateriaal waarop u herkenbaar bent, neem dan contact met ons op.
12. Cookies en websitegegevens
De website van UpStage kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Noodzakelijke cookies kunnen nodig zijn om de website goed te laten functioneren. Voor andere cookies of trackingtechnieken informeren wij bezoekers en vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk vereist is. De precieze cookies en bewaartermijnen worden opgenomen nadat de WordPress-website technisch is geïnventariseerd.
13. Uw privacyrechten
U heeft volgens de AVG verschillende rechten. U kunt UpStage onder andere verzoeken om:
- uw persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat;
- de verwerking van persoonsgegevens te beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- uw gegevens over te dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
- eerder gegeven toestemming in te trekken.
Een verzoek kan worden gestuurd naar secretaris@upstagemusicalgroep.nl. UpStage kan aanvullende informatie vragen om te controleren of het verzoek daadwerkelijk afkomstig is van de persoon op wie de gegevens betrekking hebben. Wij reageren in beginsel binnen één maand.
14. Klachten
Heeft u een klacht over de manier waarop UpStage met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via secretaris@upstagemusicalgroep.nl, zodat wij kunnen proberen het probleem op te lossen.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken. Wanneer dat gebeurt, gebruiken wij diensten waarbij voor die doorgifte een geldige grondslag en passende waarborgen aanwezig zijn.
16. Wijzigingen in deze privacyverklaring
UpStage kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, leveranciers of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.